ผมทำงานอยู่ในธุรกิจสิ่งพิมพ์มากว่า 35 ปี และเชื่อไหมว่างานพิมพ์ที่ราคาถูกที่สุดในโรงพิมพ์ กลับเป็นงานที่ยากที่สุดสำหรับคนออกแบบเสมอ นั่นคืองานพิมพ์นามบัตร เพราะดูเผิน ๆ เหมือนงานง่าย แต่กลับเป็นงานที่ระดับเจ้าของบริษัทหรือ Managing Director ลงมาตรวจเองบ่อยที่สุด เพราะต้องตรงกับ Aesthetic Taste หรือรสนิยมส่วนตัวของแต่ละคน โลโก้ต้องขนาดพอดี ตำแหน่งถูกต้องตามกฎขององค์กร ฟอนต์ไทย-อังกฤษต้องเลือกอย่างเข้มงวด นี่คือเหตุผลที่ฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายธุรการหลายคนปวดหัวทุกครั้งที่ต้องสั่งนามบัตรทั้งองค์กร
อ่านรายละเอียดบริการเพิ่มเติมได้ที่ หน้าบริการนามบัตร
นามบัตรควรมีข้อมูลอะไรบ้าง หกข้อที่ตัดออกไม่ได้
คำถามที่ผมได้ยินบ่อยที่สุดจากลูกค้าคือ นามบัตรควรมีข้อมูลอะไรบ้าง คำตอบที่ผมให้เสมอคือ ให้เริ่มจากข้อมูลพื้นฐานหกอย่างที่ทำให้นามบัตรทำหน้าที่ของมันได้จริง ไม่ใช่แค่สวย แต่ต้องใช้งานได้เมื่อคนรับหยิบขึ้นมาดูอีกครั้งหลังงานเลี้ยง
ชื่อและนามสกุลของเจ้าของนามบัตรควรเป็นองค์ประกอบที่เด่นที่สุดรองจากโลโก้บริษัท ในบริบทไทยที่ติดต่อกับต่างชาติบ่อย การใส่ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นมาตรฐานที่ควรทำ นิยมวางไทยไว้ด้านหน้าอังกฤษไว้ด้านหลัง หรือวางคู่กันในหน้าเดียวถ้าพื้นที่พอ นี่คือสิ่งที่ผมมักบอกลูกค้าองค์กรว่านามบัตรสองภาษาไม่ใช่ของฟุ่มเฟือยอีกต่อไป แต่เป็นมาตรฐานพื้นฐานของการทำธุรกิจข้ามพรมแดนในยุคนี้
ตำแหน่งงานดูเหมือนง่ายแต่สร้างปัญหาบ่อยที่สุดในงานสั่งแบบองค์กร เพราะพนักงานแต่ละคนเขียนชื่อตำแหน่งไม่ตรงกัน บางคนเขียนผู้จัดการฝ่ายขาย บางคนเขียน Sales Manager บางคนใส่ทั้งสองแบบ ผมเจอเคสนี้มาหลายสิบครั้งในสามสิบกว่าปีที่ทำงานนี้ วิธีแก้คือกำหนดให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าจะใช้ชื่อตำแหน่งจากระบบบุคคลเป็นหลัก และแปลเป็นภาษาอังกฤษด้วยคำเดียวกันทุกแผนก ไม่ให้ตำแหน่งระดับเดียวกันในคนละแผนกใช้คำต่างกันจนดูไม่เป็นระบบ
ชื่อบริษัทพร้อมโลโก้คือสิ่งที่กำหนดว่านามบัตรใบนี้เป็นของใคร และนี่คือจุดที่ผมพูดได้เต็มปากว่าเป็นจุดปวดหัวที่สุดของงานพิมพ์นามบัตร เพราะหลายองค์กรมีโลโก้หลายเวอร์ชันที่ใช้ในบริบทต่างกัน ทั้งเวอร์ชันเต็ม เวอร์ชันย่อ ขาวดำ แนวนอนและแนวตั้ง ถ้าไม่ระบุให้ชัด พนักงานแต่ละคนจะส่งไฟล์โลโก้คนละไฟล์มาให้ ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้นามบัตรองค์กรออกมาไม่เป็นชุดเดียวกัน
ช่องทางติดต่อหลักควรเลือกให้น้อยแต่ตรง หนึ่งเบอร์โทรและหนึ่งอีเมลก็เพียงพอในกรณีส่วนใหญ่ ถ้าจำเป็นต้องมีทั้งเบอร์มือถือและเบอร์สำนักงาน ควรกำกับให้ชัดว่าอันไหนคืออันไหน เพราะเบอร์สองชุดที่วางเรียงกันโดยไม่มีป้ายกำกับทำให้คนโทรผิดเป็นประจำ ส่วนเว็บไซต์บริษัทควรทำหน้าที่รับข้อมูลที่นามบัตรใส่ไม่หมด แทนที่จะพยายามยัดรายการบริการทั้งหมดลงในพื้นที่ 90 x 55 มิลลิเมตรที่มีจำกัดมาก
ส่วนที่อยู่เป็นข้อมูลที่ต้องคิดให้ดีว่าจำเป็นไหม สำหรับธุรกิจที่ลูกค้าต้องเดินทางมาหา เช่น ร้านค้า คลินิก โรงงาน หรือสำนักงานที่รับลูกค้าเข้าพบ ที่อยู่คือข้อมูลสำคัญที่ควรมี แต่สำหรับธุรกิจที่ทีมงานออกไปหาลูกค้าเป็นหลัก ที่อยู่เต็มรูปแบบมักกินพื้นที่มากเกินคุณค่าที่ได้รับจริง
ข้อมูลที่ควรเพิ่มในยุคนี้ คิวอาร์โค้ดและภาษาอังกฤษ
นอกจากข้อมูลพื้นฐาน มีอีกสองอย่างที่กลายเป็นมาตรฐานใหม่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และผมมองว่านี่คือทิศทางที่งานพิมพ์นามบัตรกำลังเดินไป
คิวอาร์โค้ดเป็นส่วนที่เพิ่มมูลค่าให้นามบัตรมากที่สุดในยุคนี้ เพราะมันเชื่อมกระดาษเข้ากับข้อมูลที่อัปเดตได้จริง ปลายทางที่นิยมมีสามแบบคือบัตรติดต่อดิจิทัลที่สแกนแล้วบันทึกลงสมุดโทรศัพท์ได้ทันที บัญชีทางการของแอปแชตที่บริษัทใช้คุยกับลูกค้า และหน้าเว็บที่รวบรวมผลงานหรือแค็ตตาล็อกสินค้า
คิวอาร์โค้ดบนนามบัตรมีข้อควรรู้เชิงเทคนิคสามเรื่อง เรื่องแรกคือขนาดควรมีอย่างน้อย 2x2 เซนติเมตรจึงจะสแกนได้เสถียรด้วยกล้องมือถือทั่วไปในสภาพแสงปกติ เล็กกว่านี้เริ่มเสี่ยงโดยเฉพาะบนกระดาษไม่เคลือบผิวที่หมึกซึมทำให้เม็ดสีบานและขอบโค้ดไม่คม เรื่องที่สองคือต้องเว้นพื้นที่ว่างรอบโค้ด อย่าให้ตัวหนังสือหรือกราฟิกอื่นชิดติดขอบ เพราะกล้องต้องการพื้นที่ว่างเพื่อระบุขอบเขต และเรื่องที่สามซึ่งสำคัญที่สุดสำหรับงานองค์กรคือ ยิ่งข้อมูลที่ฝังในโค้ดสั้น โค้ดยิ่งมีลวดลายหยาบและสแกนง่ายกว่า
ผมจึงแนะนำลูกค้าเสมอให้ฝังลิงก์สั้นที่บริษัทควบคุมได้ แล้วตั้งค่าให้เปลี่ยนปลายทางได้ทีหลัง วิธีนี้ทำให้เมื่อเว็บไซต์ย้ายหรือเปลี่ยนช่องทางติดต่อ คุณแก้ที่ปลายทางได้โดยไม่ต้องพิมพ์นามบัตรใหม่ทั้งองค์กร ประหยัดทั้งเงินและความปวดหัวไปได้มาก
อีกอย่างที่ควรมีคือข้อมูลภาษาอังกฤษสำหรับองค์กรที่ติดต่อกับคู่ค้าต่างประเทศ ไม่จำเป็นต้องแปลทุกอย่าง แต่ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และที่อยู่ควรมีเวอร์ชันภาษาอังกฤษ เพราะการยื่นนามบัตรที่คู่ค้าอ่านไม่ออกทำให้ข้อมูลทั้งใบสูญเปล่า
ข้อมูลที่ไม่ควรใส่แล้วบนนามบัตรบริษัท
พื้นที่บนนามบัตรมีจำกัดมาก ทุกอย่างที่ใส่เพิ่มคือการแย่งพื้นที่จากสิ่งที่สำคัญกว่า และนี่คือจุดที่ผมเห็นความผิดพลาดซ้ำ ๆ จากองค์กรที่ยังไม่ได้ทบทวนแบบเดิมมานาน
หมายเลขแฟกซ์แทบไม่มีประโยชน์แล้วสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ยกเว้นบางอุตสาหกรรมที่ยังใช้เป็นเอกสารทางการอยู่จริง ถ้าองค์กรของคุณไม่ได้รับแฟกซ์เดือนละครั้ง ควรตัดออกและเอาพื้นที่ไปให้ช่องทางที่ใช้จริง รายการสินค้าและบริการทั้งหมดเป็นความพยายามที่เข้าใจได้แต่ให้ผลตรงข้าม เพราะการอัดข้อความเล็ก ๆ เต็มด้านหลังทำให้ไม่มีใครอ่าน และทำให้นามบัตรดูเหมือนใบปลิวมากกว่าเครื่องมือแนะนำตัว ถ้าอยากให้คนรู้ว่าคุณทำอะไร ให้เลือกประโยคเดียวที่สรุปได้ชัดที่สุดหรือใช้คิวอาร์โค้ดพาไปที่เว็บไซต์แทนก็ยังได้ผลดีกว่าการยัดข้อความแน่นด้านหลัง
บัญชีโซเชียลทุกช่องที่บริษัทมีก็เป็นอีกกรณีเดียวกัน ผมเห็นนามบัตรหลายใบที่พยายามใส่ไอคอนหกช่องเรียงกัน ผลคือไม่มีช่องไหนโดดเด่นสักช่อง ทั้งที่ในความเป็นจริงลูกค้าส่วนใหญ่ใช้ช่องทางหลักเพียงหนึ่งหรือสองช่องเท่านั้นในการติดต่อกลับ ควรเลือกเฉพาะช่องที่บริษัทตอบลูกค้าจริงมาหนึ่งถึงสองช่องพอ ส่วนสโลแกนยาว ๆ มักกินพื้นที่มากกว่าที่ควรและไม่ค่อยมีใครจำได้ ถ้าสโลแกนของบริษัทสั้นและคมจริงก็ใส่ได้ แต่ถ้ายาวเกินหนึ่งบรรทัดควรพิจารณาว่าเอาพื้นที่นั้นไปทำให้ชื่อและเบอร์โทรอ่านง่ายขึ้นจะคุ้มกว่าหรือไม่ นี่คือหลักคิดที่ผมใช้สอนทีมงานเสมอเวลาต้องช่วยลูกค้าตัดสินใจว่าจะเก็บอะไรและตัดอะไรออกจากนามบัตรบริษัท
สรุปเป็นตาราง อะไรควรอยู่บนนามบัตร อะไรควรตัดออก
| รายการ | สถานะ | เหตุผลและข้อกำหนด |
|---|---|---|
| ชื่อ-นามสกุล ไทยและอังกฤษ | จำเป็น | เด่นที่สุดรองจากโลโก้ ขนาดตัวอักษร 10-12 พอยต์ |
| ตำแหน่งงาน | จำเป็น | ยึดชื่อจากระบบบุคคล แปลอังกฤษด้วยคำเดียวกันทุกแผนก |
| ชื่อบริษัทพร้อมโลโก้ | จำเป็น | ล็อกไว้เวอร์ชันเดียวทั้งองค์กร ห้ามให้แต่ละคนส่งไฟล์โลโก้เอง |
| ช่องทางติดต่อหลัก | จำเป็น | หนึ่งเบอร์หนึ่งอีเมลก็พอ ถ้ามีสองเบอร์ต้องกำกับให้ชัด ไม่เล็กกว่า 7 พอยต์ |
| เว็บไซต์บริษัท | จำเป็น | รับข้อมูลส่วนที่นามบัตรใส่ไม่หมด |
| ที่อยู่ | ตามลักษณะธุรกิจ | จำเป็นถ้าลูกค้าต้องเดินทางมาหา ถ้าทีมออกไปพบลูกค้าให้ใส่แค่ย่าน |
| คิวอาร์โค้ด | ควรเพิ่มในยุคนี้ | อย่างน้อย 2x2 ซม. เว้นพื้นที่ว่างรอบโค้ด ฝังลิงก์สั้นที่แก้ปลายทางได้ |
| ข้อมูลภาษาอังกฤษ | ควรเพิ่มในยุคนี้ | แปลเฉพาะชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และที่อยู่ |
| หมายเลขแฟกซ์ | ควรตัดออก | ถ้าไม่ได้รับแฟกซ์เดือนละครั้ง เอาพื้นที่ไปให้ช่องทางที่ใช้จริง |
| รายการสินค้าและบริการทั้งหมด | ควรตัดออก | ทำให้นามบัตรดูเหมือนใบปลิว ใช้คิวอาร์โค้ดพาไปเว็บไซต์แทน |
| ไอคอนโซเชียลทุกช่อง | ควรตัดออก | เลือกเฉพาะหนึ่งถึงสองช่องที่บริษัทตอบลูกค้าจริง |
| สโลแกนยาวเกินหนึ่งบรรทัด | ควรตัดออก | เอาพื้นที่ไปทำให้ชื่อและเบอร์โทรอ่านง่ายขึ้นคุ้มกว่า |
ขนาดตัวอักษรที่มีผลต่อการใช้งานจริง
ประเด็นที่คนสั่งนามบัตรมักไม่ได้คิดถึงคือขนาดตัวอักษร เพราะเวลาดูไฟล์บนหน้าจอที่ซูมเข้าไปมันดูอ่านง่ายเสมอ แต่ของจริงมีขนาดเท่าฝ่ามือ นี่คือกับดักที่ผมเจอบ่อยที่สุดตอนตรวจไฟล์ก่อนเข้าเครื่องพิมพ์ โดยทั่วไปข้อมูลติดต่ออย่างเบอร์โทรและอีเมลไม่ควรเล็กกว่า 7 พอยต์ ส่วนชื่อควรอยู่ที่ประมาณ 10 ถึง 12 พอยต์เพื่อให้เด่นชัดเป็นจุดแรกที่ตาคนมองเห็น ตัวอักษรที่เล็กกว่า 6 พอยต์เริ่มมีความเสี่ยงในทางการพิมพ์จริง โดยเฉพาะถ้าเป็นฟอนต์ที่มีเส้นบางมากหรือพิมพ์ลงกระดาษไม่เคลือบผิวที่หมึกซึมทำให้เส้นบวมและตัวอักษรตัน
ข้อควรระวังเพิ่มเติมสำหรับองค์กรคือกลุ่มผู้รับนามบัตร ถ้าลูกค้าหรือคู่ค้าของคุณส่วนใหญ่เป็นผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุ ตัวอักษรขนาดเล็กจะกลายเป็นอุปสรรคจริง ๆ ในหลายกรณีการลดจำนวนข้อมูลลงเพื่อให้ตัวอักษรใหญ่ขึ้นเป็นการตัดสินใจที่ให้ผลดีกว่าการพยายามยัดทุกอย่างในขนาดเล็ก และนี่คือหัวใจของวิธีการออกแบบนามบัตรให้สวยในความเห็นของผม คือความสวยที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่ความสวยที่ดูดีแค่ตอนซูมบนหน้าจอออกแบบ
การคุมอัตลักษณ์องค์กรเมื่อมีนามบัตรหลายสิบชื่อ
นี่คือส่วนที่แยกการสั่งนามบัตรบริษัทแบบองค์กรออกจากการสั่งใบเดียวของคนทั่วไป และเป็นจุดที่เกิดปัญหามากที่สุดในสามสิบกว่าปีที่ผมทำงานนี้มา หลักการที่ใช้ได้ผลเสมอคือมองนามบัตรทั้งองค์กรเป็นแบบเดียวที่มีช่องข้อมูลเปลี่ยนได้ ไม่ใช่นามบัตรหลายสิบแบบที่บังเอิญคล้ายกัน แปลว่าต้องมีไฟล์ต้นแบบเพียงหนึ่งไฟล์ที่ล็อกทุกอย่างไว้แน่นหนา ทั้งตำแหน่งโลโก้ ขนาดโลโก้ ระยะขอบ ฟอนต์ที่ใช้ ขนาดตัวอักษรของแต่ละบรรทัด และค่าสีขององค์กร สิ่งเดียวที่เปลี่ยนได้ในแต่ละใบคือชื่อ ตำแหน่ง เบอร์โทร และอีเมล นี่คือหลักการพื้นฐานของการออกแบบนามบัตรให้สวยและเป็นระบบในเวลาเดียวกัน ซึ่งผมมองว่าสำคัญกว่าความสวยแบบตัดเดี่ยวเสียอีก
เรื่องค่าสีเป็นจุดที่ควรระบุเป็นตัวเลขไว้ในไฟล์ต้นแบบให้ชัด ไม่ใช่บอกแค่ว่าเป็นสีน้ำเงินของบริษัท เพราะสีน้ำเงินมีเป็นร้อยเฉด และถ้าแต่ละครั้งที่สั่งพิมพ์ใช้ค่าสีต่างกันเล็กน้อย นามบัตรที่สั่งคนละรอบจะวางเทียบกันแล้วเห็นความต่างทันที ถ้าองค์กรของคุณมีคู่มืออัตลักษณ์อยู่แล้ว ให้ดึงค่าสีจากคู่มือมาใช้โดยตรง ถ้ายังไม่มี ควรถือโอกาสนี้บันทึกค่าสีที่ใช้ไว้เป็นมาตรฐานเลย เพราะนี่คือข้อมูลพื้นฐานในนามบัตรที่ไม่ควรถูกมองข้าม
อีกเรื่องที่ต้องตัดสินใจล่วงหน้าคือจะทำนามบัตรกี่เวอร์ชัน หลายองค์กรมีเวอร์ชันเดียวใช้ทั้งบริษัทซึ่งง่ายที่สุดในการบริหาร บางองค์กรแยกเวอร์ชันตามระดับตำแหน่ง เช่น นามบัตรผู้บริหารใช้กระดาษพิเศษกว่า ส่วนบางองค์กรที่มีหลายบริษัทในเครือจะแยกตามหน่วยธุรกิจ ทางเลือกไหนก็ได้ แต่ต้องกำหนดกติกาให้ชัดและเขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่เช่นนั้นจะกลายเป็นการตัดสินใจใหม่ทุกครั้งที่มีคนขอ สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงที่สุดคือการปล่อยให้พนักงานแต่ละคนส่งไฟล์นามบัตรของตัวเองมาเอง เพราะจะได้ไฟล์ที่ฟอนต์ไม่ตรงกัน โลโก้คนละเวอร์ชัน และสีไม่เหมือนกันในที่สุด
วิธีจัดการรายชื่อพนักงานเมื่อสั่งครั้งเดียวหลายคน
เมื่อโครงสร้างชัดแล้ว ขั้นตอนที่เหลือคือการรวบรวมข้อมูลนามบัตรบริษัทให้เป็นระบบ วิธีที่เร็วและผิดพลาดน้อยที่สุดในประสบการณ์ของผมคือทำเป็นตารางไฟล์เดียว โดยให้แต่ละแถวคือพนักงานหนึ่งคน และแต่ละคอลัมน์คือข้อมูลหนึ่งช่องที่จะไปปรากฏบนนามบัตร คอลัมน์ที่ควรมีคือชื่อภาษาไทย ชื่อภาษาอังกฤษ ตำแหน่งภาษาไทย ตำแหน่งภาษาอังกฤษ เบอร์โทร อีเมล และจำนวนใบที่ต้องการของคนนั้น ถ้ามีหลายสาขาหรือหลายบริษัทในเครือ ให้เพิ่มคอลัมน์ระบุด้วย
สิ่งที่ควรทำก่อนส่งตารางนี้ให้โรงพิมพ์คือตรวจความสม่ำเสมอของรูปแบบ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือเบอร์โทรที่เขียนไม่เหมือนกัน บางคนใส่ขีด บางคนไม่ใส่ บางคนใส่วงเล็บ ผลคือนามบัตรที่ออกมาดูไม่เป็นชุดเดียวกันทั้งที่ทุกอย่างอื่นเหมือนกันหมด ควรกำหนดรูปแบบเดียวแล้วปรับให้ตรงกันทั้งไฟล์ก่อน เช่นเดียวกับการเว้นวรรค คำนำหน้าชื่อ และการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในภาษาอังกฤษ อีกเรื่องที่ควรทำคือให้แต่ละคนตรวจข้อมูลของตัวเองก่อนส่งจริง เพราะการแก้ชื่อสะกดผิดในไฟล์ใช้เวลาสิบวินาที แต่การแก้หลังพิมพ์เสร็จแล้วหมายถึงพิมพ์ใหม่ทั้งชุดของคนนั้น
เมื่อมีพนักงานเข้าใหม่หรือเปลี่ยนตำแหน่ง
องค์กรที่มีคนเข้าออกเป็นปกติจะเจอสถานการณ์นี้ทุกเดือน และวิธีจัดการมีผลกับทั้งงบประมาณและความสม่ำเสมอของแบรนด์อย่างที่ผมเห็นมาตลอดสามสิบกว่าปีในธุรกิจสิ่งพิมพ์ สิ่งสำคัญที่สุดคือเก็บไฟล์ต้นแบบไว้ให้เรียบร้อยทั้งฝั่งบริษัทเองและฝั่งโรงพิมพ์ที่ผลิตให้ เพราะการสั่งเพิ่มโดยอ้างอิงไฟล์เดิมจะได้ผลลัพธ์ที่เหมือนของเดิมทุกประการ ในขณะที่การเริ่มใหม่จากไฟล์ที่คนใหม่ทำขึ้นเองมักได้นามบัตรที่ต่างจากของทีมโดยไม่ได้ตั้งใจ ถ้าเป็นไปได้ควรระบุด้วยว่าครั้งที่แล้วใช้กระดาษอะไรและเคลือบแบบไหน เพื่อให้ของใหม่กับของเก่าจับแล้วรู้สึกเหมือนกัน นี่คือรายละเอียดเล็ก ๆ ที่ทำให้นามบัตรบริษัทดูเป็นมืออาชีพอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่ตอนสั่งครั้งแรก
สำหรับปริมาณการสั่ง ข้อผิดพลาดที่ผมเจอบ่อยที่สุดคือสั่งเยอะเกินไปเพื่อให้ราคาต่อใบถูกลง แล้วปรากฏว่าอีกแปดเดือนต่อมาบริษัทย้ายที่อยู่หรือพนักงานคนนั้นเลื่อนตำแหน่ง ทำให้นามบัตรที่เหลือใช้ไม่ได้ทั้งกอง การประเมินจากอัตราการใช้จริงของแต่ละตำแหน่งจะแม่นกว่าการเดา ทีมขายที่พบลูกค้าใหม่ทุกวันกับทีมสนับสนุนที่แจกนามบัตรเดือนละไม่กี่ใบไม่ควรสั่งจำนวนเท่ากัน โดยทั่วไปการสั่งขั้นต่ำเริ่มต้นที่ 100 ใบต่อคน ซึ่งเป็นจำนวนที่เหมาะกับพนักงานเข้าใหม่หรือตำแหน่งที่ใช้ไม่บ่อย
ส่วนกรณีที่บริษัทกำลังจะมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ย้ายสำนักงาน ปรับโครงสร้างองค์กร หรือกำลังจะปรับโลโก้ ผมแนะนำให้สั่งในปริมาณที่พอใช้ถึงช่วงเปลี่ยนแปลงเท่านั้น แล้วค่อยสั่งชุดใหญ่หลังทุกอย่างนิ่งแล้ว สำหรับงานเร่งด่วน เช่น พนักงานเข้าใหม่ที่ต้องออกงานสัปดาห์หน้า ควรแจ้งกรอบเวลาพร้อมไฟล์ตั้งแต่ตอนขอราคา เพื่อให้จัดคิวการผลิตได้ทันที
บทสรุป
ตลอดสามสิบกว่าปีที่ผมอยู่ในธุรกิจสิ่งพิมพ์ ผมได้เห็นว่านามบัตรบริษัทที่ดูเป็นมืออาชีพไม่ได้เกิดจากความบังเอิญ แต่เกิดจากการวางระบบตั้งแต่ต้น ทั้งการยึดข้อมูลพื้นฐานหกอย่างที่ตัดออกไม่ได้ การรู้จักเพิ่มคิวอาร์โค้ดและข้อมูลภาษาอังกฤษให้ทันยุค การกล้าตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นอย่างแฟกซ์หรือรายการสินค้ายาวเหยียดออกไป และที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรคือการมีไฟล์ต้นแบบเดียวที่ล็อกทุกองค์ประกอบไว้ให้แน่นหนา ไม่ปล่อยให้แต่ละแผนกทำกันเอง
สิ่งเหล่านี้คือข้อมูลที่สำคัญในนามบัตรบริษัทที่ผมอยากให้ฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายธุรการทุกคนนำไปใช้เป็นเช็กลิสต์ เพราะเมื่อวางระบบไว้ดีตั้งแต่ครั้งแรก การสั่งเพิ่มในอนาคตจะง่ายขึ้นมาก ไม่ต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่ทุกครั้งที่มีพนักงานเข้าใหม่หรือเปลี่ยนตำแหน่ง และท้ายที่สุดนามบัตรทุกใบขององค์กรจะดูเป็นชุดเดียวกันอย่างที่ควรจะเป็น สะท้อนภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือของบริษัทได้อย่างสมบูรณ์ในพื้นที่เพียงแผ่นเดียวที่มีขนาดเท่าฝ่ามือ
อ่านต่อในเว็บโรงพิมพ์ลักษมีรุ่ง
แหล่งอ้างอิงเพิ่มเติม
